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【リハビリ実習対策】実習地でUSBメモリーやメモ帳を紛失したときの対処法

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実習中止の理由に、個人情報保護の問題がとても多いことを知っていますか?

なぜ個人情報保護の問題で実習中止になることが多いかというと、個人情報保護理学療法士作業療法士として働く上で絶対に守らなければならないからです。

 

しかし、実習に来る学生さんの中には、個人情報保護についての認識が甘い人が多く見受けられます。個人情報保護への意識が低いため、USBメモリーやメモ帳を紛失し、それが実習中止の引き金になることがよくあるのです。もし実習中止になってしまうと、追実習を受けなければならなかったり、最悪の場合には留年になってしまうケースもあります。

 

この記事ではそんなことにならないためにも、USBメモリーやメモ帳の紛失対策と紛失時の対処法についてお話していきます。

 

個人情報保護の重要性

 

そもそも、実習において個人情報保護はなぜ大切なのでしょうか?

 

その理由は、流出した個人情報を悪用されることを防ぐためです。また、患者さんが他人に知られたくないことを人に知られてしまうことで、プライバシーが侵害されることを防ぐ目的があります。わたしたち理学療法士作業療法士の仕事は患者さんの回復を助け、より添い支えていくことです。

 

しかし、個人情報を安易に扱うことで、患者さんを危険にさらしてしまうこともあるのです。また、理学療法士作業療法士には理学療法士及び作業療法士法(第16条)」において、業務上知りえた情報の守秘義務が課せられています。同法第21条において守秘義務違反は50万円以下の罰金となると規定されています。

 

つまり、個人情報保護は理学療法士作業療法士として働く上で、患者さんのリスク管理と同じくらい大切な義務なのです。だからこそ、個人情報保護について意識することが重要なのです。臨床現場に出て求められる資質であるため、学生の実習で身に付けるべき課題の一つになっているのです。

 

実習のPOINT

個人情報保護は理学療法士作業療法士として仕事をする上で守ることが義務づけられている。

病状について患者さんと話をするときにはプライバシーが保持できる場所を選ぶなど臨床現場でも気を遣っています。

USBメモリー・メモ帳の紛失対策の重要性

 

実習においてUSBメモリーやメモ帳の紛失対策を考えておくことは重要です。なぜなら、USBメモリーやメモ帳など個人情報の書かれた物を紛失し、それが悪用しようと考えている人の手に渡ってしまうと簡単に悪用されてしまうからです。

 

そのため、個人情報の書かれた物を徹底して管理する対策が必要になります。なぜなら学生の実習においては個人情報の書かれた物を紛失さえしなければ、個人情報が流出することはまずないからです。

 

もうひとつの対策として、万が一紛失したときに個人を特定できないようにしておくとなお良いでしょう。個人の特定ができなければ、個人情報の流出リスクを減らすことができるからです。このように、紛失防止と個人の特定防止の二重対策をしておくことが大切になります。

 

実習のPOINT

ここに文章普段の生活で財布や携帯電話を紛失しやすい人は特に要注意が必要。

実習中は緊張しているので普段通りに行動できないこともあります。普段物を失くさない人も不意に紛失してしまうこともあります。

紛失対策の3本柱

 

 

紛失のリスクを減らすための対策3原則を紹介していきます。以下のことを頭に入れて紛失対策をしておくことをおススメします。

管理場所を決めておく

 

個人情報の書かれた物は常にどこに置いたかを把握しておくことが大切です。実習中は、何気なく普段置かないところに置いてしまったときに紛失しやすいからです。

 

「ケーシーのどのポケットに入れるのか」「カバンのどこにしまうのか」など、いつも置く場所を決めておくことで紛失を防ぐことができます。ポイントは、個人情報の書かれた物は大事なものと常に意識しておくことです。

 

実習のPOINT

私は必ずケーシーの右ポケットに収納するようにしています。患者さんの個人情報関連はすべて手帳にクリップで留めて一括して持ち歩くようにしています。

個人を特定できないようにしておく

 

USBメモリーやメモ帳などの記録媒体に、個人を特定できないよう対策しておくことは大事なことです。なぜなら、万が一紛失したときに個人を特定されるリスクを減らせるからです。

 

具体的には『氏名』『年齢』『入院日』『病院名』などを伏字にして記録しておくことが有効です。さらに、USBメモリーのデータにパスワードを設定しておくことも良い方法でしょう。

 

実習のPOINT

私は個人情報をメモするときには名前を伏字にするようにしています。

自分の氏名を書いておく

 

自分の氏名と学校名をUSBメモリーやメモ帳などに書いておくことも、大切な紛失対策です。もし、USBメモリーやメモ帳を紛失してしまったときにも手元に戻る可能性が高くなります。

 

個人情報の書かれた物には、必ず氏名と学校名を書いておくようにしましょう。

 

実習のPOINT

ここに文章実習地に持ち込む物には氏名と学校名を書いておくと安心です。

もし紛失してしまったときの対処法

 

個人情報の書かれた物を紛失することは絶対にあってはならないことですが、もし失くしてしまったときには問題を重く受け止めて対応していくことが大切です。

最初にしなければならないことは、実習指導者への報告です。報告せずにおいて、後で発覚した場合は厳しい処分は免れないでしょう。

さらに、紛失した物は実習指導者の手元に届く場合が多いので、実習指導者の耳に入ってしまいます。報告をしなかった場合には、実習中止になってもおかしくないと思っていた方がいいでしょう。

 

そして、報告は紛失したことが分かった時点で最優先に行います。報告が遅くなると事後報告になってしまい印象が悪くなってしまいます。帰宅後に紛失したことに気付いたのであれば、翌日の朝一番に報告するように心がけましょう。

 

実習指導者に報告をするときには、紛失の経緯を説明します。なぜかと言うと、どういった状況で失くしたのかを明確に伝えるためです。『いつ』『どこで』『なにを』『どのように』紛失してしまったのかを正直に報告します。

 

具体的には

例:昨日、実習地から帰る途中のバスで症例の情報の入ったUSBメモリーを落としてしまいました。

例:休み前、患者さんの情報の書いてあるメモ帳を患者さんのベッドサイトに置いたまま帰ってしまいました。

 

さらに、どういう個人情報保護の対策をしていたのかを伝えます。これには、個人情報の流出リスクがどれくらい高いのかを伝える意味があります。また、個人情報保護について、どれくらい意識していたかを実習指導者に伝える意味もあります。

 

具体的には

例:念のため患者さんの氏名や入院日は伏字にして記録してありました。

例:データにはロックを掛けて保存してありました。

 

最後に、学校の先生に事態の報告をしておきます。学校の先生に報告しておくことで、大きな問題になってしまったときに対応がスムーズになります。

また、学校の先生は基本的に学生の味方なので、実習指導者にフォローを入れてもらえる可能性もあります。学校側から実習指導者に連絡してもらえれば、個人情報の書かれたものを紛失してしまったことを深刻に考えていたことが実習指導者に伝わります。帰宅後に紛失したことが分かったときには、まず学校に連絡して指示を仰ぐのもよい方法でしょう。

 

実習のPOINT

個人情報の紛失に気付いたら最優先で実習指導者に報告することが大切。同じく学校の教員に報告しフォローアップしてもらえるようにしておきましょう。

 

結論:個人情報の書かれた物の紛失対策、個人の特定防止対策が重要

 とにかく個人情報漏えいのリスクがある物は、絶対に紛失しないように心掛けることが大切です。これは臨床現場に出てからも同じことです。学生の実習のうちに意識付けしておきましょう。